Garantievorlagen
Die Bezahlung einer Hotelbuchung erfolgt je nach Hotel auf unterschiedliche Weise. Zum Beispiel kann es sein, dass
die Buchung direkt bei Abschluss zu 100 % bezahlt wird (über einen Zahlungsdienstleister oder manuell im Hotel)
die Buchung nicht bei Abschluss bezahlt wird, sondern die Kreditkarte als Sicherheit hinterlegt werden muss. Die Bezahlung erfolgt dann bei Abreise im Hotel.
das Hotel verlangt bei Abschluss der Buchung eine Anzahlung, die bei Abreise verrechnet wird.
In der Clearing Station werden diese Zahlungsbedingungen in Garantievorlagen definiert und dem Produkt im Ratenkalender zugewiesen.
1.0 Garantievorlagen
Eine Garantievorlage definiert Buchungsbedingungen, die als Garantie für das Hotel dienen: entweder in Form einer Anzahlung oder über die obligatorische Angabe von Kreditkartendaten. Pro Produkt und Tag kann dann eine Garantievorlage zugewiesen werden.
1.1 Übersicht
Die Garantievorlagen werden verwaltet unter
Hotelverwaltung / Vorlagen
Durch Anklicken der Zeile können die Details der angelegten Garantievorlagen in einem Fenster geöffnet und bearbeitet werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen" oben rechts kann eine neue Vorlage angelegt werden.
1.1 Detailansicht einer Garantievorlage
In der Detailansicht der Garantievorlage tragen Sie Namen und Kurznamen der Vorlage ein. Wählen Sie dann eine der zwei Garantiearten aus:
Garantie über Kreditkarte oder
Garantie über Anzahlung.
Wenn Sie sich für Kreditkarte als Garantie entscheiden, muss der Gast bei der Buchung seine Kreditkartendaten als Sicherheit hinterlegen.
Die Karte selbst wird nicht belastet, es wird auch kein Betrag blockiert. Erscheint der Gast nicht, können Sie allerdings auf die Daten zurückgreifen und dem Gast dann gegebenenfalls die Stornierungsgebühren manuell in Rechnung stellen.
Wenn Sie sich für eine Garantie über eine Anzahlung entscheiden, müssen Sie in einer Tabelle die Höhe der Anzahlung eintragen. Sie können auch unterschiedliche Anzahlungen je nach Aufenthaltslänge definieren (Siehe Punkt 1.2).
Die Anzahlung wird dem Gast im Buchungsablauf bei den Zahlungsdetails mitgeteilt. Die Anzahlung ist am Tag der Buchung fällig. Bei Anbindung an ein Online-Zahlungssystem über einen externen Payment-Provider wird die Zahlung direkt bei der Buchung eingezogen. Andernfalls muss die Anzahlung je nach gewünschter Zahlungsart manuell im Hotel eingezogen werden.
1.2 Pflege der Anzahlung
Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Höhe der Anzahlung zu definieren.
Mögliche Einheiten für die Anzahlung:
Option | Beschreibung |
|---|---|
% vom Übernachtungspreis | Pro Nacht des Aufenthaltes wird die entsprechende Prozentzahl des gebuchten Produktes berechnet und aufsummiert. |
Absolut | Ein absoluter Wert. |
Nächte | In diesem Fall gilt eine Gebühr von der hier angegebenen Anzahl an Nächten des gebuchten Produktes. Für Aufenthalte, die weniger oder so viele Nächte haben, wie hier eingegeben, beträgt die Anzahlung 100% des Preises des gebuchten Produktes. Für Aufenthalte mit mehr Nächten, als hier eingegeben, beträgt die Anzahlung nur die Summe der X ersten Nächte des Aufenthaltes (angegebene Anzahl an Nächten). |
Je nach Dauer des Aufenthalts ist es auch möglich, unterschiedliche Anzahlungen zu definieren.
Um einen Eintrag bzw. eine Anzahlung in die Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Eintrag hinzufügen".
Beispiel 1
Wenn Sie z.B. möchten, dass der Gast eine Anzahlung von 50% bezahlt, jedoch erst ab 4 Nächte, müssen Sie folgenden Eintrag in die Tabelle hinzufügen:
"Für Aufenthalte ab 4 Nächte, beträgt die Anzahlung 50%"
Mit diesem Eintrag werden folgende Anzahlungen verlangt:
Bei einem Aufenthalt von 1 bis 3 Nächten, wird keine Anzahlung verlangt.
Bei einem Aufenthalt von 4 Nächten und mehr, wird eine Anzahlung von 50% des gebuchten Produktes verlangt.
Beispiel 2
Wenn Sie möchten, dass der Gast eine Anzahlung von maximal 2 Nächten bezahlt, können Sie bspw. folgende Einträge hinzufügen:
"Für Aufenthalte ab 1 Nacht, beträgt die Anzahlung 100%"
"Für Aufenthalte ab 3 Nächte, beträgt die Anzahlung 2 Nächte"
Mit diesen Einträgen werden folgende Anzahlungen verlangt:
Bei einem Aufenthalt von einer oder 2 Nächten, wird eine Anzahlung von 100% des gebuchten Produktes verlangt.
Bei einem Aufenthalt von 3 Nächten und mehr, wird eine Anzahlung in Höhe der 2 ersten Nächte verlangt.
1.3 Zuweisung der Garantievorlage
Zuweisung im Raten- oder Pauschalenkalender
Im Raten- bzw. Pauschalenkalender, klicken Sie rechts in der Ansichtsleiste auf den Button "Mehr...", um die Gesamtübersicht der Felder zu öffnen, und schalten Sie das Feld "Garantie" ein.
Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschten Produkte aus (Zeiträume, Channels, Zimmerkategorien und Raten bzw. Pauschalen), bei denen die Garantievorlage angewendet werden soll, und öffnen Sie in der Seitenleiste die Registerkarte "Manuelle Datenpflege". Hier wählen Sie nun im Auswahlmenü des Feldes "Garantie" die gewünschte Garantievorlage aus und klicken Sie auf "Speichern" rechts unten.
1.4 Berechnung der Anzahlung
Eine Anzahlung bezieht sich immer auf das gebuchte Produkt, nicht auf die Zimmeroptionen oder Zusatzleistungen.
Im Ratenkalender kann pro Tag und Produkt eine andere Garantievorlage zugewiesen werden. Bei Aufenthalten von mehr als einer Nacht wird allerdings immer die Garantievorlage des Anreisetages berücksichtigt. An anderen Tagen des Reisezeitraums zugewiesene Vorlagen werden nicht berücksichtigt.
1.5 Ausgabe der Anzahlung
Die für den Gast geltende Anzahlung wird für seinen gewählten Aufenthalt ausgerechnet und dem Gast summiert angezeigt
In der Buchungsstrecke bei Auswahl des Produktes
Im Warenkorb unter "Persönliche Angaben"
In der Buchungszusammenfassung
In der Buchungsbestätigungs-E-Mail
Verfügt das Hotel über ein Online-Bezahlsystem, gelangt der Gast nach der Buchung auf die Seite des Payment-Providers, um die Zahlung vorzunehmen.
Verfügt das Hotel über kein Online-Bezahlsystem muss die Anzahlung manuell im Hotel, je nach gewünschter Zahlungsart, eingezogen werden.