Die Clearing Station verfügt über eine Dateiauswahl, mit der Dokumente, Bilder, Videos und andere Dateien hinzugefügt werden können. Die Dateiauswahl ist über ein Formularfeld erreichbar.

So können z.B. auf der Detailseite der Zimmerkategorien Bilder der Zimmerkategorie zugeordnet werden, um sie auf der Website auszugeben.

1.0 Varianten der Dateiverwaltung

Je nach Konfiguration können bis zu drei unterschiedliche Varianten der Dateiverwaltung zum Einsatz kommen:

1. Die Dateiverwaltung des Hotels
   Hier werden alle Dateien verwaltet, die das Hotel für sich und ihre Produkte benutzt. 
   

2. Die Dateiverwaltung des Channels
   Hier werden alle Dateien verwaltet, die für einen bestimmten Channel verwendet werden, wie es z. B. bei Portalen der Fall sein kann.
   

3. Die Dateiverwaltung der Firma
   Hier werden alle Dateien verwaltet, die vom Hotels genutzt werden, die einer Firma zugeordnet sind.
   

Die meisten Benutzer kommen nur mit der Dateiverwaltung des Hotels in Kontakt. Die Dateiverwaltung im Channel und in der Firma sind für spezielle Konfigurationen und Anforderungen, die teilweise auch von vioma erst konfiguriert werden müssen, um sie zu verwenden.

Die Verwaltungen sind voneinander unabhängig, d. h. die Dateien sind nur in diesem Bereich verfügbar. Es können auch keine Dateien zwischen den Verwaltungen hin und her kopiert oder verschoben werden.

2.0 Dateiauswahlfeld

Innerhalb der CST 7 können die Medien in den einzelnen Detailseiten hinzugefügt werden. Bei Bildern und MovieClips werden Platzhalter angezeigt (Siehe Abb. 4.a). Durch das Klicken auf den Platzhalter können neue Medien hinzugefügt werden.

Durch Klick auf den Bild-Platzhalter öffnet sich die Dateiauswahl in einem neuen Fenster:

Hier erhält man eine Übersicht über die enthaltenen Dateien, kann Dateien hochladen, downloaden, Eigenschaften bearbeiten, löschen und schließlich auch auswählen und zuweisen.

2.1 Aufbau

2.1.1 Segment Titel

Da es verschiedene Dateiverwaltungen gibt, gibt der Titel (Abb. 2.1.a, Punkt 1) an, ob es sich um die Hotel-Dateiverwaltung, die Dateiverwaltung des Channels oder der Firma handelt (Siehe Varianten der Dateiverwaltung).

2.1.2 Suche

Die Suche funktioniert analog zur Suche in den Tabellen. Bei Klick auf den Suchen-Button, öffnet sich das Suchfeld und bei Eingabe von mehr als 3 Buchstaben, wird das Ergebnis live gefiltert und die gesuchten Buchstaben werden im Ergebnis markiert. Durch Klick auf das "X" leert sich das Suchfeld wieder. Entsprechend wird die Ergebnisliste wieder ungefiltert angezeigt.

Das Suchergebnis wird nicht gespeichert, d. h. wenn man die Seite verlässt und später wieder zurückkehrt bleibt das Suchergebnis nicht bestehen, sondern es wird wieder der Ursprungszustand angezeigt. 

2.1.3 Ansichten

Rechts neben der Suche (Abb. 2.1.a, Punkt 3) kann zwischen der Rasteransicht und der Tabellenansicht umgeschalten werden. Standardmäßig werden die Dateien in der Rasteransicht angezeigt. In der tabellarischen Ansicht können in der Übersicht mehr Spalten mit Informationen der Datei angezeigt werden, während sich die Rasteransicht mehr für die visuelle Suche eignet.

2.1.4 Dateiupload

Dateien können über den Button oben rechts (Abb. 2.1.a, Punkt 4) hochgeladen werden. Bei Klick auf den Upload-Button erscheint ein neues Fenster:

Dateien oder Ordner können jetzt via Drag & Drop in den Upload-Bereich geschoben werden. Der Upload startet dann automatisch.

Alternativ kann auch in den Bereich geklickt werden und die Dateien oder Ordner manuell ausgewählt und hochgeladen werden.

Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, besteht direkt die Möglichkeit, den Dateien bestimmte Stichwörter zuzuweisen. Wurde ein ganzer Ordner hochgeladen, wird der Ordnername nach dem Upload als Stichwort schon standardmäßig vorgeschlagen (Siehe Abb. 2.1.4.c). Die Zuweisung der Stichwörter wird abschließend durch Klick auf den "Speichern"-Button abgeschlossen. 

Die Dateigröße und die Mediengröße der Dateien sind beschränkt und werden im Upload-Bereich beschrieben. 

2.1.5 Import von Dateien von anderen Quellen

Alternativ zum Upload können Dateien auch von anderen Plattformen (aktuell YouTube, Flickr und Vimeo) importiert werden.

2.1.5.1 Voraussetzungen

Damit die Dateien importiert werden können, muss zuerst der Channel in den Social Media-Kanälen angelegt werden. Die Social Media Kanäle kann man aktuell finden unter ...

Hotelverwaltung/Schnittstellen/Bewertungsportale & Social Media

2.1.5.2 Import von Dateien

Möchte man die Dateien importieren, klickt man auf den gewünschten Link im Upload-Bereich.

Es öffnet sich ein Fenster mit den importierbaren Dateien der Plattform:

Dort können eine oder mehrere Dateien über den Klick auf die Checkbox des Elements ausgewählt und durch Klick auf den "Importieren"-Button importiert werden.

Der Upload funktioniert analog zum "normalen" Dateiupload, so dass die importierte Datei im Upload-Fenster erscheint und mit Stichwörtern versehen werden kann.

Schließt man das Fenster, erscheint die importierte Datei an erster Position in der Dateiverwaltung. Bei Videos erscheint ein Icon (Abspielknopf), das anzeigt, dass es sich um ein verknüpftes Video handelt.

Ein Voransicht von mit YouTube oder Vimeo verknüpften Videos ist innerhalb der CST 7 aus Datenschutzgründen nicht möglich. Statt dessen kann die Verknüpfung zum Video aufgerufen werden und das Video direkt beim Anbieter wiedergegeben werden.

Es ist aktuell möglich auch mehrere YouTube Kanäle zu konfigurieren. In dem Fall werden die einzelnen Kanäle in unterschiedlichen Registerkarten angezeigt:

2.1.6 Menu

Ganz rechts über das "Menu-Symbol" erreicht man das Kontext-Menü mit folgenden Optionen:

• Ansicht anpassen

• Ansicht zurücksetzen

• Datenexport

• Änderungsverlauf

• Hilfe

2.1.6.1 Ansicht anpassen

Durch Klick auf den Menüpunkt "Ansicht anpassen" kann der Benutzer die Ansicht nach seinen Wünschen einstellen.

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle, die über folgende Optionen verfügt:

• In Spalten anzeigen

• Gruppieren

• Filtern

2.1.6.1.1 In Spalten anzeigen

In der ersten Spalte ist durch die Checkbox markiert, welche Spalten aktuell in der Tabelle angezeigt werden. Sie können dort durch Aktivierung/Deaktivierung der Checkbox, Spalten hinzufügen oder entfernen. Es muss mindestens eine Spalte ausgewählt sein. Siehe auch die Beschreibung bei den Tabellen.

2.1.6.1.2 Gruppieren

Durch aktivieren der Checkbox in der Spalte "Gruppieren", kann die Ansicht nach einer bestimmten Eigenschaft einer Datei (2. Spalte), gruppiert dargestellt werden. Die Gruppen können in der Rasteransicht zur besseren Übersicht auf- und zugeklappt werden. Es ist nur möglich nach einer Eigenschaft zu gruppieren.

2.1.6.1.3 Filtern

Es ist möglich die Rasteransicht nach bestimmten Eigenschaften einer Datei zu filtern (siehe Abb. 2.1.6.1.a). Je nachdem welcher Datentyp gefiltert wird, stehen unterschiedliche Operatoren zur Verfügung:

• ist gleich

• ist ungleich

• ist größer

• ist größer-gleich

• ist kleiner

• ist kleiner-gleich

• ist vor

• ist nach

• enthält

Standardmäßig ist "enthält" ausgewählt.

Daneben wird dann der Filter eingetragen. Sobald ein Filter eingetragen wurde, erscheint ein Plus (+) und Minus (-) -Button am Ende der Zeile. Mit dem Plus-Button kann eine neue Bedingung zum Filter hinzugefügt werden, der Minus-Button entfernt die Bedingung wieder.

Es ist möglich nach mehreren Eigenschaften zu filtern.

Wird der Filter angewendet, erscheint in der Übersicht, oberhalb des Rasters eine neue Zeile in der die angewendeten Filter angezeigt werden (Siehe Abb. 2.1.6.1.2.a). Durch Klick auf das "X" hinter einem Filter, können die einzelnen Filter wieder entfernt werden, ohne das Menu "Ansicht anpassen" öffnen zu müssen.

2.1.6.1.4 Aktionen

Durch Klick auf den Button "Anwenden" werden Ihre Anpassungen in der Rasteransicht übernommen. Wenn Sie auf den Button "Zurücksetzen" klicken, wird die Ansicht wieder in der Standard-Ansicht zurückgesetzt.  

2.1.6.2 Ansicht zurücksetzen

Bei Klick auf "Ansicht zurücksetzen" wird die Ansicht wieder in den initialen Ausgangszustand zurück gesetzt. Es wird zurückgesetzt:

• Gesetzte Filter

• Hinzugefügte und entfernte Spalten (Nur in der Tabellarischen Ansicht)

• Verschobene Spalten (Nur in der Tabellarischen Ansicht)

• Die Suche

• Die Spaltensortierung (Nur in der Tabellarischen Ansicht)

• Gruppierungen

2.1.6.3 Datenexport

Bei Klick auf den Menüeintrag "Datenexport" erscheint ein Fenster mit Exportoptionen.

Die Funktionalität entspricht den Exportoptionen bei den Listviews.

2.1.6.4 Änderungsverlauf

Durch Klick auf den Menüpunkt "Änderungsverlauf", öffnet sich ein neues Fenster. Dort können alle Änderungen eingesehen werden, die an der Dateiverwaltung vorgenommen wurden/wiki/spaces/CSTPRO/pages/1814069269

2.1.6.5 Hilfe

Bei Klick auf den Menüeintrag "Hilfe" gelangt man auf diese Seite.

2.1.7 Aktionsleiste

Die Medien enthalten eine Checkbox oben links in der Dateivorschau (Abb. 2.1.6.a). Damit lassen sich ein oder mehrere Bilder markieren. Durch Klick auf einen Button in der Aktionsleiste können eine oder mehrere Dateien bearbeitet, gelöscht oder die Auswahl wieder aufgehoben werden. Die Aktions-Buttons sind standardmäßig deaktiviert. Sobald eine Checkbox eines Mediums aktiviert wird, sind die Buttons aktiv.  

2.1.7.1 Mehrere Bearbeiten

Es können auch mehrere Dateien ausgewählt und bearbeitet werden. Dazu selektiert man die gewünschten Dateien und wählt "Mehrere bearbeiten" in der Aktionsleiste:

Bei Klick auf den Button "Mehrere bearbeiten" öffnet sich ein Fenster mit den Details:

Im Fenster erscheinen 4 Segmente:

• Übersicht ausgewählte Dateien

• Stichwörter

• Saisonzeiten für Medien

• Indikator-Zuordnung

2.1.7.2 Übersicht ausgewählte Dateien

Hier sieht man eine Zusammenfassung der zuvor ausgewählten Dateien als Thumbnails (Abb. 2.1.7.1.b, Punkt 1). Dies dient nur zur Orientierung und hat keine weiteren Funktionalitäten.

2.1.7.3 Stichwörter

Es können mehreren ausgewählten Dateien Stichwörter zugewiesen werden. Besitzen die gewählten Dateien bereits Stichwörter, werden sie angezeigt (Abb. 2.1.7.1.b, Punkt 2), wobei unterschieden wird zwischen ...

1. Stichwörtern, die in allen gewählten Dateien vorkommen und (Abb: 2.1.7.1.c, Punkt 1)...

2. Stichwörtern, die nur in einzelnen oder mehreren Dateien vorkommen (Abb: 2.1.7.1.c, Punkt 2). Diese werden halbtransparent angezeigt. 
   

   

Es können nun neue Stichwörter für alle Dateien hinzugefügt werden oder Stichwörter für alle bzw. einzelne Dateien entfernt werden. Die Stichwörter werden erst übernommen, wenn der Benutzer auf den "Speichern"-Button klickt.

Dabei ist zu beachten, dass die halbtransparent dargestellten Stichwörter den einzelnen Dateien zugewiesen bleiben und nicht alle Dateien nun das Stichwort erhalten.

Die Beschreibung der "Stichwörter" für eine einzelne Datei befindet sich hier.

2.1.7.4 Saisonzeiten für Medien

Im Segment "Saisonzeiten für Medien" können mehrere ausgewählte Dateien, Saisonzeiten zugewiesen werden. 

Besitzen die gewählten Dateien bereits Zuweisungen zu Saisonzeiten, wird die Zuweisung innerhalb der Tabelle angezeigt, wobei unterschieden wird zwischen ...

1. zugewiesenen Saisonzeiten, die in allen gewählten Dateien vorkommen und ...

2. Saisonzeiten, die nur einzelnen oder mehreren Dateien zugewiesen sind. Dort wird die Checkbox halbtransparent dargestellt.

   

Es können nun allen gewählten Dateien Saisonzeiten zugewiesen werden oder die Zuweisung aller bzw. einzelner Dateien entfernt werden. Die Zuweisungen werden erst übernommen, wenn der Benutzer auf den "Speichern-Button" klickt. Dabei ist zu beachten, dass die halbtransparent dargestellten Checkboxen den einzelnen Dateien zugewiesen bleiben und nicht alle Dateien nun die Zuweisung erhalten.

Klickt ein Benutzer eine halbtransparente Checkbox an, wird sie intransparent, was bedeutet, dass die Zuweisung nun für alle gewählte Dateien gilt. Ein weiterer Klick entfernt die Zuweisung bei allen gewählten Dateien. Der initiale Zustand (halbtransparent), ist nach Anklicken der Checkbox nicht wieder herstellbar. In dem Fall muss man das Fenster schließen ohne zu speichern und es wieder neu öffnen.

Die Beschreibung der "Saisonzeiten für Medien" für eine einzelne Datei befindet sich hier.

2.1.7.5 Indikator-Zuordnung

Im Segment "Indikator-Zuordnung" können mehrere ausgewählte Dateien, Indikatoren zugewiesen werden. 

Besitzen die gewählten Dateien bereits Zuweisungen zu Indikatoren, wird die Zuweisung innerhalb der Tabelle angezeigt, wobei unterschieden wird zwischen ...

1. zugewiesenen Indikatoren, die in allen gewählten Dateien vorkommen und ...

2. Indikatoren, die nur einzelnen oder mehreren Dateien zugewiesen sind. Dort wird die Checkbox halbtransparent angezeigt.
   

   

Es können nun allen gewählten Dateien, Indikatoren zugewiesen werden oder die Zuweisung aller bzw. einzelner Dateien entfernt werden. Die Zuweisungen werden erst übernommen, wenn der Benutzer auf den "Speichern"-Button klickt. Dabei ist zu beachten, dass die halbtransparent dargestellten Checkboxen den einzelnen Dateien zugewiesen bleiben und nicht alle Dateien nun die Zuweisung erhalten.

Klickt ein Benutzer eine halbtransparente Checkbox an, wird sie intransparent, was bedeutet, dass die Zuweisung nun für alle gewählte Dateien gilt. Ein weiterer Klick entfernt die Zuweisung bei allen gewählten Dateien. Der initiale Zustand (halbtransparent), ist nach Anklicken der Checkbox nicht wieder herstellbar. In dem Fall muss man das Fenster schließen ohne zu speichern und es wieder neu öffnen.

Die Beschreibung der "Indikator-Zuordnung" für einzelne Dateien befindet sich hier.

2.1.7.2 Auswahl aufheben

Bei Klick auf den Button "Auswahl aufheben" werden aktivierte Elemente wieder deaktiviert.

2.1.7.3 Dateien löschen

Bei Klick auf den Button "Dateien löschen" werden aktivierte Elemente aus der Dateiverwaltung gelöscht.

2.1.8 Dateikarte

In der Rasteransicht werden die Dateien mit einer Vorschau als Karte angezeigt, damit sich der Benutzer besser orientieren kann (siehe auch Abb. 2.1.a, Punkt 7). Es kann nicht für jedes Dateiformat ein Vorschaubild angezeigt werden. Je nach Dateinamenerweiterung kann es auch sein, dass nur ein Symbol angezeigt wird, die den Typ der Datei visualisiert.

Unter der Vorschau wird zusätzlich der Dateiname angezeigt.

Bei Mouse-Over färbt sich der Rand und es erscheint hinter dem Dateinamen ein (Bearbeiten)-Icon.

Durch Klick auf das Vorschaubild oder die Checkbox wird die Datei markiert.

Eine markierte Dateikarte kann entweder über die Aktionsleiste bearbeitet, gelöscht oder einem Feld zugewiesen werden. 

Durch Klick auf das (Bearbeiten)-Icon oder den Dateinamen öffnen sich die Dateieigenschaften der gewählten Datei.

2.1.9 Stichwörter

In der Detailansicht können den Dateien Stichwörter (sog. "Tags") hinzugefügt werden, die der Organisation innerhalb der Dateiverwaltung dienen. Die Stichwörter werden in der Rasteransicht und in der Tabelle angezeigt. Durch Klick auf ein Stichwort wird das Stichwort als Filter übernommen und die Ansicht nach dem Stichwort gefiltert (Siehe Abb. 2.1.6.1.2.a). Es können auch weitere Stichwörter angeklickt werden, um die Ansicht weiter einzuschränken.

Durch Klick auf ein aktiviertes Stichwort kann der Filter wieder entfernt werden.

3.0 Dateieigenschaften

Die Dateien verfügen über Eigenschaften, die in einem Fenster erscheinen, wenn Sie angeklickt werden. Die angeklickte Datei wird dabei im Hintergrund blau umrandet (Abb. 2.5.a, Punkt 9). Es kann allerdings sein, dass die Datei nicht im Blickfeld des Benutzers ist, beispielsweise wenn sie sich hinter dem Fenster der Dateieigenschaften befindet. 

3.1 Dateidetails

Im ersten Block werden allgemeine Informationen der Datei angezeigt. Je nach Dateityp, kann der Inhalt unterschiedlich sein. 

In unserem Beispiel (Abb. 3.0.a, Punkt 1) wird angezeigt:

1. Eine vergrößerte Darstellung des Bildes. Durch Klick auf das Bild, wird das Originalbild in einem neuen Fenster geöffnet.

2. Den Dateityp (hier "jpg")

3. Die Dateigröße (hier "1,5 MB")

4. Die Mediengröße (hier "1.920 x 1080 Pixel")

5. Der Zeitpunkt des Uploads (hier "14.10.2019 15:23:46")

6. Der Autor (hier "Max Mustermann")

Zusätzlich wird ein Button angeboten, mit dem man sich die Datei herunterladen kann

3.2 Metadaten

Die Metadaten sind der erste von mehreren aufklappbaren Segmenten (Abb. 3.0.a, Punkt 1). Beim Öffnen eines Bildes ist das Segment mit den Metadaten immer geöffnet, alle anderen sind geschlossen. 

Im Segment "Metadaten" können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

3.2.1 Dateiname

Hier kann der Dateiname geändert werden. Die Dateinamenerweiterung wird automatisch hinzugefügt. Dies hat aktuell nur Einfluß auf die Benennung der Datei in der CST 7. Die Original-URL enthält aktuell nicht den Namen der Datei (wie in Abb. 3.0.a, Punkt 1 angezeigt). 

3.2.2 Titel

Der Titel (Meta-Tag Title-Attribut) wird dem Nutzer mit kurzer Verzögerung angezeigt, wenn er mit dem Cursor über das Bild fährt (Mouseover) und kann in allen verfügbaren Sprachen angegeben werden.

3.2.3 Alternativer Text

Der Alternative Text (“Alt-Tag”) wird von Suchmaschinen verwendet, falls Bilder oder Grafiken einmal nicht angezeigt werden. Der hinterlegte Alternativtext ist eine kurze Beschreibung des nicht geladenen Bildes. Er gehört zu den Meta-Angaben und ist für den User nicht sichtbar. Der Alternative Text kann in allen verfügbaren Sprachen eingepflegt werden.

3.3 Stichwörter

Um die Dateien besser organisieren zu können, kann man die Dateien mit Stichwörtern (Tags) versehen. Sie dienen nur zur internen Verwaltung und Organisation und werden bei Verwendung dem Benutzer nicht ausgegeben. Neue Stichwörter können durch Auswahl oder manuelle Eingabe hinzugefügt werden, bestehende Stichwörter können durch Klick auf das „X“ entfernt werden. Wird ein gesamter Ordner mit Dateien hochgeladen, wird der Ordnername nach dem Upload als Stichwort vorgeschlagen.

Dateien mit Stichwörtern können dann bei Bedarf in der Übersicht gefiltert werden (Siehe Abb. 2.1.5.1.2.a). Die Stichwörter werden in den Dateieigenschaften und in der Übersicht angezeigt. 

3.4 Verwendung

Das Segment "Verwendung" zeigt an, wo die Datei gerade innerhalb der CST 7 in Verwendung ist. Bei Klick auf das Symbol in der Spalte "Aktionen", öffnet sich die entsprechende Detailseite in einem neuen Fenster/Tab (Abb. 3.4.a). So lange die Datei in Verwendung ist, kann die Datei nicht gelöscht werden. Versucht ein Benutzer die Datei zu löschen, in dem er auf den "Löschen"-Button drückt, erscheint eine Fehlermeldung.

3.5 Saisonzeiten für Medien

Mit "Saisonzeiten für Medien" können unterschiedliche Medien (hauptsächlich sinnvoll für Bilder) je nach Saison ausgespielt bzw. ausgetauscht werden. Dadurch wird das Bild (oder andere Datei) nur in der zugewiesenen Saisonzeit ausgegeben. Damit können z. B. automatisch Bilder eines Betriebes oder Produktes im Winter als Winterbilder und im Sommer als Sommerbilder ausgegeben werden. Dieses Segment erscheint nur wenn in einem der verknüpften Channels eine Saison angelegt wurde. Sind keine Saisonzeiten verfügbar, wird das gesamte Segment nicht angezeigt. 

In diesem Segment werden die (zuvor angelegten) Saisonzeit(en) der Datei zugewiesen.

3.6 Indikator-Zuordnung

Mit Indikatoren kann die Ausspielung der Bilder (oder anderer Dateien) individuell gesteuert werden. Die Indikatoren werden im jeweiligen Channel verwaltet und sind nur in Verbindung mit dem hauseigenen Content Management System, Condeon verwendbar.

Im Segment "Indikator-Zuordnung", können die in den entsprechenden Channels angelegten Indikatoren, dem Bild hinzugefügt bzw. entfernt werden. Voraussetzung für dieses Segment ist, dass in einem der verknüpften Channels ein Indikator mit dem Nutzungstyp "Medien" angelegt wurde. Sind keine Indikatoren verfügbar, wird das gesamte Segment nicht angezeigt.

4.0 Verwenden von Dateien innerhalb der Clearing Station

Innerhalb der CST können die Medien in den einzelnen Detailseiten hinzugefügt werden. Bei Bildern und MovieClips werden Platzhalter angezeigt (Siehe Abb. 4.a). Durch das Klicken auf den Platzhalter können neue Medien hinzugefügt werden.

Bei Klick auf den Platzhalter öffnet sich ein neues Fenster mit der Dateiauswahl:

Dort kann man durch Klick auf die Checkbox im Bild oben links, das Bild/ die Bilder auswählen und mit dem "Übernehmen"-Button hinzufügen.

Es ist auch möglich bei Bedarf mehrere Medien zuzuweisen. In diesem Fall werden die Bilder hintereinander bzw. untereinander angeordnet (Abb. 4.0.a). Ist die maximale Anzahl der möglichen Medien noch nicht erreicht, erscheint am Ende zusätzlich immer der Platzhalter mit dem ein neues Bild hinzugefügt werden kann.

Durch Drag & Drop ist es auch möglich die Reihenfolge der Bilder zu verändern. Nachdem die Reihenfolge geändert wurde, muss der Benutzer die Änderung mit Speichern bestätigen.

Bilder, die nicht mehr gewünscht werden, können durch Klicken auf das "X" im Bild, wieder entfernt werden.