Wie in der Hotelverwaltung auch, werden hier die Buchungen die auf dem Kanal gebucht wurden, verwaltet. Im Unterschied zur Hotelverwaltung sind hier die Buchungen aller Hotels sichtbar, die am Ausgangskanal angeschlossen sind und über den Ausgangskanal gebucht wurden.

1.0 Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite werden die Buchungen in einer Tabelle dargestellt. Die Tabelle ist unterteilt in drei Registerkarten. Die erste Registerkarte (Alle Buchungen) listet alle Buchungen auf. Die zweite Registerkarte (Offene Buchungen) beinhaltet alle neu eingetroffenen Buchungen. Die dritte Karte (Archiv), listet alle Buchungen auf, die mit der Hotel-Software (PMS) synchronisiert wurden oder manuell auf archiviert gestellt wurden.

Ausgangskanal / Backoffice / Buchungen

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1.1 Aktionen

1.1.2 Bestehende Buchung einsehen und bearbeiten

Um eine bestehende Buchung einzusehen oder zu bearbeiten, kann durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Tabelle die Detailansicht der Buchung in einem Fenster geöffnet werden.

2.0 Buchungsdetailseite

Die Buchungsdetailseite besteht aus fünf Segmenten:

• Buchungsdetails

• Warenkorb

• E-Mail-Verlauf

• PMS Synchronisierung

Standardmäßig ist das Segment "Warenkorb" immer aufgeklappt.

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2.1 Buchungsdetails

2.1.1 Buchungsdaten

Unter den Buchungsdaten erhält man einen schnellen Überblick über die Buchung. Folgende Informationen werden angezeigt:

• Die Buchungs-ID
  Die eindeutige ID der Buchung

• Der Channel
  Der Name des aktuellen Ausgangskanals

• Der Verkaufskanal 
  Der Verkaufskanal kann sich vom Channel unterscheiden, wenn z. B. bei Trivago (direkt) eine vioma Buchungsstrecke eingebettet ist. Oder wenn z. B. über den Channel Manager "Viato" der Verkaufskanal "HRS" angebunden ist.

• Die Quelle
  Ursprung der Buchung: "Website", "Service Center" oder "Schnittstelle". Die Quelle "Service Center" ist eine Buchung, die innerhalb der CST 7 gebucht wurde, "Website" wurde auf einer Website gebucht, in der die Buchungsstrecke integriert ist.

• Der Buchungszeitpunkt
  Zeitpunkt der Buchung

• Der Stornierungsstatus
  Diese Information liegt nur vor, wenn die Buchung storniert wurde. 

• Buchungsbestätigung an den Gast/ an das Hotel versendet
  Hier wird angezeigt, wann die Buchungsbestätigung an den Gast versendet wurde und ob der Versand erfolgreich war. Werden mehrere E-Mails an verschiedene Parteien verschickt, werden alle Parteien aufgeführt. 

• Stornierungsbestätigung an den Gast/ an das Hotel versendet
  Hier wird angezeigt, wann die Stornierungsbestätigung an das Hotel versendet wurde und ob der Versand erfolgreich war. Werden mehrere E-Mails an verschiedene Parteien verschickt, werden alle Parteien aufgeführt.

2.1.1.1 Verlinkungen und Aktionen

Wurde eine Bestätigung versendet, können durch Klick auf den Link (Abb. 1.2.1.1.b, Punkt 1), die Details der versendeten E-Mail eingesehen werden:

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In dem sich öffnenden Fenster erscheint zusätzlich zu den Details auch eine Voransicht der versendeten Bestätigung. 

Wenn eine Buchungs- oder Stornierungsbestätigung einen Empfänger nicht erreicht hat, kann die Bestätigung erneut versendet werden. Hierzu können Sie in der Detailansicht entweder auf den Button "E-Mail erneut versenden" klicken (Abb. 2.1.1.1.b) oder in den Buchungsdaten auf den Link "Erneut versenden" am Ende der Zeile (Abb. 2.1.1.1.a, Punkt 2).

Ein Klick auf den Link, bzw. den Button öffnet ein neues Fenster.

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Durch Klick auf den Button "E-Mail versenden" kann die Bestätigung erneut versendet werden. Bei Bedarf kann die E-Mail-Adresse des Empfängers angepasst werden.

2.1.2 Status

Hier kann eine Buchung manuell in das Archiv verschoben werden, wenn die Buchung gesichtet, bzw. übertragen wurde. Hotels, bei denen die Buchungen mit der Hotelsoftware (PMS) synchronisiert werden, wird die Buchung automatisch in das Archiv verschoben, wenn die Synchronisation erfolgreich war. Das Archiv erreichen Sie, wenn Sie in der Buchungsübersicht auf die Registerkarte "Archiv" klicken (Siehe Punkt 1.0).

Die Einordnung der Buchung dient nur der Übersicht. 

2.1.3 Kommentar

Hier können Sie einen Kommentar zur Buchung hinterlassen, z. B. als Hinweis für Kollegen. Dieser Kommentar steht nur in der Clearing Station zur Verfügung und wird nicht synchronisiert.

2.2 Warenkorb

Im Warenkorb werden alle Informationen zu den gebuchten Produkten und Leistungen aufgelistet. Das Segment zeigt thematisch unterteilte Informationsblöcke:

2.2.1 Zusammenfassung

In der Zusammenfassung erhält man einen schnellen Überblick. Folgende Informationen werden angezeigt:

• Hotel
  Der Name des Hotels

• Zeitraum 
  Der Zeitraum der Buchung (inkl. Anzahl der Nächte)

• Personen
  Anzahl Personen, separiert in Erwachsene und Kinder (inkl. Kinderalter)

• Gesamtpreis
  Der Gesamtpreis der Buchung

2.2.2 Gästewünsche

Hier werden die Inhalte angezeigt, welche die buchende Person im Feld "Anmerkungen und Wünsche" in der Buchungsstrecke hinterlassen hat.

2.2.3 Kontaktdaten

Unter den Kontaktdaten erscheinen die persönlichen Daten der buchenden Person. Folgende Informationen werden unter den Kontaktdaten angezeigt: 

• Name
  Anrede und Namen der Person, die die Buchung erstellt hat

• Adresse
  Adresse der Person, die die Buchung erstellt hat

• Telefon
  Telefonnummer der Person, die die Buchung erstellt hat. Die Telefonnummer ist verlinkt, so dass die Telefonnummer direkt angewählt werden kann (bspw. mit dem Smartphone)

• E-Mail
  E-Mail-Adresse der Person, die die Buchung erstellt hat. Die E-Mail-Adresse ist verlinkt, bei Klick öffnet sich das Standard-E-Mail-Programm mir einer neuen E-Mail.

• Sprache
  Die Sprache der Person, die die Buchung erstellt hat

2.2.5 Gebuchte Aufenthalte

Hier werden Details zu den gebuchten Aufenthalten angezeigt. Es kann sich um eine (oder mehrere) Zimmerbuchung(en) oder Pauschale(n) handeln. 

Folgende Informationen werden im Falle einer Zimmerbuchung angezeigt: 

• Zimmerkategorie
  Die gebuchte Zimmerkategorie. Die Zimmerkategorie ist mit der Zimmerkategoriendetailseite verlinkt, die sich in einem neuen Tab öffnet.

• Rate
  Die gebuchte Rate. Die Rate ist mit der Ratendetailseite verlinkt, die sich in einem neuen Tab öffnet.

• Zimmeroptionen
  Die gewählten Zimmeroptionen. Die Zimmeroptionen erscheinen, wenn der Buchende mindestens eine Zimmeroption gewählt hat. 

• Stornierungsbedingungen
  Ist eine Stornierungsvorlage dem Produkt zugewiesen, erscheinen die Bedingungen in jeweils einer Zeile pro Eintrag. Gibt es keine Stornierungsbedingungen, entfällt die Zeile.

• Gäste
  Hier werden die Personen aufgelistet, die der Buchende für diese Zimmerkategorie vorgesehen hat. Wenn die Namen der Personen bekannt ist, erscheint er dahinter in Klammern (abhängig von der Konfiguration der Buchungsstrecke). Wenn zusätzlich das Geburtsdatum bekannt ist, kann durch Klick auf die Zeile das Geburtsdatum eingeblendet werden.

• Preis
  Zusammenfassend steht schließlich unter den Gästen die Summe des Aufenthaltes. Ist für das Produkt eine Anzahlung fällig, wird zusätzlich noch die Höhe der fälligen Anzahlung ausgegeben. Durch Klick auf die Preisdetails werden die Preise für die einzelnen Tage ausgegeben:

  

2.2.6 Zusatzleistungen

Hier werden die gebuchten Zusatzleistungen aufgelistet. Davor erscheint die Anzahl der gebuchten Zusatzleistung. Die Zusatzleistungen sind verlinkt und öffnen auf Klick die Detailseite der Zusatzleistung in einem neuen Tab. In der zweiten Spalte stehen die Dauer und der Einzelpreis der Zusatzleistung. In der dritten Zeile stehen die summierten Preise. 

Zusammenfassend steht schließlich unter den Zusatzleistungen die Summe aller Zusatzleistungen (falls mehr als eine Zusatzleistung gebucht wurde). 

2.2.7 Versicherungen

Hier werden die gebuchten Versicherungen aufgelistet. In der zweiten Spalte steht der gebuchte Versicherungstarif, der mit den entsprechenden Details des Versicherungsanbieters verlinkt ist (wenn verfügbar). Des weiteren steht in der Zeile noch, wie sich der Preis zusammensetzt. In der dritten Zeile steht der summierte Preis.

Als letzte Zeile steht noch die Summe, die alle Versicherungen summiert. 

2.2.8 Aktionscodes und Gutscheine

Hier werden eingelöste Gutscheine oder Aktionscodes aufgelistet. Die eingelösten Gutscheine sind verlinkt und es öffnet sich auf Klick die entsprechende Gutscheindetailseite in einem neuen Tab. In der zweiten Spalte steht der Restbetrag des Gutscheins nach der Einlösung. In der dritten Zeile steht der negative Wert des Gutscheines, der vom Buchungspreis abgezogen wird.

Als letzte Zeile steht noch die Summe, die alle Gutscheine summiert.

2.2.9 Gesamtsumme

Hier erscheint die Gesamtsumme der Buchung (inkl. Mehrwertsteuer). Zuvor werden noch weitere, bisher nicht aufgeführte Nebenkosten aufgelistet (wie z.b. die Kurtaxe).

2.2.10 Aktuelle Bezahlung

Ist bei der Buchung eine Anzahlung fällig oder eine Rücktrittsversicherung gebucht, wird die Zahlung sofort fällig. Dies kann entweder direkt in der Buchungsstrecke über einen Payment Provider erfolgen oder das Hotel zieht den Betrag manuell ein. In diesem Block wird die zur Buchung aktuelle Fälligkeit aufgeführt. In der zweiten Spalte stehen Details um welche gebuchte Zimmerkategorie es sich handelt, bzw. um welche Versicherung es sich handelt.

Als letzte Zeile steht noch die Summe, die die Anzahlung summiert.

2.2.11 Zahlungsdaten

Folgende Informationen werden im Falle einer Zimmerbuchung angezeigt: 

• Zahlungsart
  Die in der Buchung gewünschte Zahlungsart.

• Garantie

  Je nach Einstellung, ist die Garantie entweder eine "Anzahlung" oder die Hinterlegung der "Kreditkarte". Im Falle einer Anzahlung mit angeschlossenem Payment-Provider ist das Wort "Anzahlung" mit dem Segment der Zahlungstransaktion verlinkt.

  Im Falle der Hinterlegung der Kreditkarte als Garantie, befindet sich unter "Kreditkarte" ein Link mit dem Namen "Zahlungsdetails anzeigen". Bei Klick auf den Link öffnet sich ein Fenster mit den Kreditkartendaten. Da es aus Sicherheitsgründen Einschränkungen beim Aufrufen der Daten gibt, erscheint zusätzlich darunter ein Hinweis mit den Regeln.

  

2.2.12 Optionen

Je nach Konfiguration der Buchungsstrecke gibt es unterschiedliche Optionen, die der Buchende bei der Buchung wählen kann. Diese werden zeilenweise aufgeführt. In der zweiten Spalte steht, ob die Option vom Benutzer akzeptiert oder nicht akzeptiert wurde.

2.4 E-Mail-Verlauf

Im Segment "E-Mail-Verlauf" werden alle die mit der Buchung zusammenhängenden versendeten E-Mails aufgelistet. Dazu zählen Buchungsbestätigungen, Stornierungsbestätigungen und auch E-Mails, die sich manuell versenden lassen.

Die einzelnen Einträge können angeklickt werden und es öffnet sich ein Fenster mit den Details zur versendeten E-Mail.

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Dort enthalten sind die Metadaten der E-Mail. Der Informationsblock enthält folgende Daten:

• Der E-Mail-Typ (Der Typ der E-Mail, z. B. Buchungsbestätigung, Stornierungsbestätigung etc.)

• Status

• Empfänger

• Versandzeitpunkt

• Betreff

Das Segment "E-Mail-Inhalt" enthält eine Kopie der geendeten E-Mail.

2.4.1 Aktionen

Wenn eine Buchungs- oder Stornierungsbestätigung einen Empfänger nicht erreicht hat, kann die Bestätigung erneut versendet werden. Hierzu können Sie in der Detailansicht auf den Button "E-Mail erneut versenden" klicken (Abb. 2.4.b).

Ein Klick auf den Button öffnet ein neues Fenster.

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Durch Klick auf den Button "E-Mail versenden" kann die Bestätigung erneut versendet werden. Bei Bedarf kann die E-Mail-Adresse des Empfängers angepasst werden.

2.5 PMS Synchronisierung

Die Standardeinstellung für das Feld "Synchronisierung der Buchung" ist "Automatische Synchronisierung". Damit wird die Buchung automatisch zur Hotel-Software (PMS) übertragen. Läuft etwas mit der Übertragung zum PMS schief, können Sie auch die Buchung manuell übertragen. Dazu ändern Sie den Wert auf "Manuelle Übertragung", bzw. auf "Synchronisierung nicht erforderlich":

Steht die Synchronisierung auf "Automatische Synchronisierung" und ist die Übertragung noch ausstehend, ist das Feld "PMS-Referenz" deaktiviert, da es erst nach erfolgreicher Übertragung automatisch befüllt wird. Nach erfolgreicher Übertragung oder bei manueller Übertragung, ist das Feld aktiviert und die PMS-Referenz kann geändert bzw. eingetragen werden.

Unter den Feldern steht der Synchronisierungsverlauf. Der Synchronisierungsverlauf zeigt an, wann die Synchronisierung durchgeführt wurde und ob sie erfolgreich war. 

Die einzelnen Einträge in der Tabelle können angeklickt werden, um nähere Details zur Synchronisierung zu erfahren. Das ist z. B. interessant, wenn die Synchronisation schief gelaufen ist:

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2.5.1 Aktionen

Wenn z. B. aufgrund eines Fehlers die Buchung nicht korrekt übertragen werden konnte, besteht die Möglichkeit die Synchronisation erneut manuell anzustossen. Dazu kann der Benutzer auf den Button "Synchronisierung wiederholen" auf der Detailseite oder oben rechts in der Synchronisierungsübersicht klicken.

Solange die Synchronisierung aussteht, ist der Button deaktiviert.