11. Adressverwaltung

11.1. Adressen für den gesamten Adressbestand hochladen.

Es existiert nur eine große Liste / Datenbank, in der alle Daten gespeichert sind. Bezugsgröße in der Datenbank ist die E-Mail-Adresse. Das bedeutet, jede E-Mail-Adresse existiert nur ein einziges Mal in der Datenbank. Jede E-Mail-Adresse beansprucht somit eine Zeile in der Liste, alle weiteren Daten zu einer E-Mail-Adresse werden in den Spalten erfasst.

11.1.1. Vorbereitung der Adressdatei

a. Öffnen Sie Ihre Adressdaten in Excel.

b. Wichtig ist, dass mindestens die Spalte mit den E-Mail-Adressen vorhanden ist. Wenn Sie einen Newsletter-Versand mit einer personalisierten Anrede wünschen, müssen in der Adressdatei die Spalten Anrede, Vorname und Nachname ebenfalls vorhanden sein. Als Anrede sind folgende Werte gültig: Herr, Frau, Familie. Falls es bei Ihnen nicht möglich ist, melden Sie sich unter newsletter@vioma.de - wir passen Ihre Personalisierung an.

c. Speichern Sie Ihre Adressliste mit der Option "Speichern unter" in dem Format CSV Trennzeichen getrennt (Englisch: CSV Comma delimited) ab.

11.1.2. Hochladen der Adressdaten in das Newslettersystem

a. Gehen Sie in das System rein und wählen Sie den Reiter "Adressdaten" aus.

b. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf "Profil Import".

c. Gehen Sie nun auf den Button "Durchsuchen" und wählen Sie Ihre CSV-Adressdaten von Ihrem Rechner aus. Anschließend auf "Hochladen" klicken.

d. Unter dem Punkt Kodierung müssen Sie die Kodierung Ihres Dokuments wählen. In der Regel ist das für Windows: ISO 8859-15 Westeuropäisch (Latin-9). Treten Fehler auf, können Sie “automatische Erkennung” auswählen. Das funktioniert für alle Dateien, die unter Windows erzeugt wurden.

Haben Sie die Datei unter MAC OS erzeugt, müssen Sie bei Kodierung: MAC OS ROMAN auswählen.

e. Nun öffnet sich ein Fenster vor Ihnen mit zwei Spalten. "Spalte der Quelldatei" und "Zielstruktur".

Klicken Sie nun in der Spalte Zielstruktur auf "Spalte ignorieren" und suchen Sie das jeweilige Gegenstück zur linken Seite.

f. Klicken Sie auf den blauen Button unten rechts mit dem Namen "Importieren". Die Adressen werden in das System geladen.

g. Ist der Upload fertig, können Sie den Upload im Log (in der Zeile ihres Uploads rechts) kontrollieren.

Anzahl Zeilen Gesamt - Zeigt an, wie viele Zeilen Ihre Datei hatte.
Zeilen hinzugefügt - Zeigt an, wie viele neue Adressen eingespielt wurden.
Zeilen aktualisiert - Zeigt an, wie viele Adressen bereits da waren. Dabei werden doppelte Adressen auch als “aktualisiert” angezeigt, weil sie eine “Millisekunde” zuvor hochgeladen wurden und somit schon im System waren.
Anzahl Zeilen ungültig: Das Format der E-Mail oder anderer Felder stimmt nicht. Unter Download können Sie sich die fehlerhaften Adressen mit Fehlerbeschreibung herunterladen.

11.2. Adressen einer bestimmten Liste (Zielgruppe) zuordnen.

Wenn Sie einen Newsletter an nur eine bestimmte Zielgruppe senden möchten, gehen Sie wie folgt vor.

11.2.1. Anlegen einer Profiloption (Option zur Auswahl einer bestimmten Liste bzw. Zielgruppe)

a. Öffnen Sie das Newslettersystem.

b. Gehen Sie unter den Reiter "Adressdaten" und wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Punkt "Profiloptionen editieren" aus.

c. Gehen Sie auf "Neue Option anlegen". Nun öffnet sich vor Ihnen ein Fenster mit dem Namen "Profiloptionen".

d. Legen Sie eine neue Profiloption an, die zum Thema Ihrer Adressliste passt. In unserem Beispiel ist es "Sommerfest". Beachten Sie dabei, dass es keine Leerzeichen gibt und vermeiden Sie Datum-Namen wie "Juni2016". Es kann sein, dass der spätere Import nicht einwandfrei funktioniert.

Füllen Sie die Felder wie im Beispielbild mit Ihrer Profiloption aus und gehen Sie anschließend rechts auf den blauen Button "OK". Nun befindet sich die Profiloption schon einmal im System.

11.2.2 Profiloption in der Adressliste / Datenbank hinterlegen.

a. Öffnen Sie Ihrer Adressliste.

Zusätzlich zu den Spalten Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse fügen Sie nun eine weitere Spalte mit den Namen Ihrer Profiloption hinzu. In unserem Beispiel wäre es das “Sommerfest”. Schreiben Sie hinter jeden Datensatz eine 1.

Siehe folgendes Beispiel:

b. Speichern Sie die Datei ab, laden Sie die Liste in dem System hoch und ordnen Sie die Spalten zu. Siehe Punkt 11.1.2.

Nun besteht die Möglichkeit, einen Newsletter nur an diesen Adressbestand mit der Profiloption/ Zielgruppe “Sommerfest” zu schicken.

11.3 Adressen einem Newsletter zuordnen

Gehen Sie in das System rein unter den Reiter "EMAILS" und wählen Sie Ihren Newsletter / Ihre Kampagne aus. Klicken Sie nun in der linken Navigationsleiste auf "Verteilerliste erstellen".

11.3.1 Alle Adressen aus dem Adressbestand dem Newsletter zuordnen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Newsletter an den gesamten Adressbestand geschickt wird, wählen Sie nun die Option "Alle vorhandenen Adressen hinzufügen/entfernen".

Das Einzige, was Sie hier nun machen müssen: Setzen Sie in die Zeile "xy aktive Adressen sind vorhanden, alle zum Verteiler hinzufügen:" ein Häkchen und klicken Sie auf den blauen Button "OK".

Nun erscheint ganz oben ein grüner Balken, der anzeigt, dass das System derzeit dabei ist, die Adressen dem Newsletter zuzuordnen. Warten Sie, bis der grüne Balken verschwunden ist, dann ist der Vorgang abgeschlossen.

Gehen Sie nun in Ihre Kampagnen-Liste. In der Spalte "Anzahl" sehen Sie, wie viele Adressen zugeordnet worden sind. Zu sehen ist das ebenso in der blauen Schrift im selben Screenshot. An diesem zweiten Häkchen können Sie die Adressen auch wieder vom Newsletter entfernen.

11.3.2. Selektierte Adressen (Profiloptionen) dem Newsletter zuordnen.

Gehen Sie in das System unter den Reiter "EMAILS" und wählen Sie Ihren Newsletter aus. Klicken Sie nun in der linken Navigationsbox auf "Verteilerliste erstellen".

Hier gehen Sie nun unter die Option "Auswahl nach Profileigenschaften". Wählen Sie im ersten Feld Ihre Profileigenschaft aus, im Beispiel wäre es das Attribut "Sommerfest". Im mittleren Feld muss das Wort "gleich" ausgewählt sein und im letzten Feld tragen Sie eine 1 ein. Statt “gleich” stehen noch mehr logische Zuordnungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Hier erscheint ganz oben ein grüner Balken. Dieser wird so lange angezeigt, wie der Vorgang der Zuordnung dauert. Wenn der grüne Balken verschwunden ist, können Sie zurück in Ihre Kampagnen-Liste gehen. Unter der Spalte Anzahl wird Ihnen angezeigt, wie viele Adressen dem Newsletter zugeordnet worden sind.

Achtung: Es kann passieren, dass es immer ein paar weniger Adressen sind, als in der Ursprungsdatei hochgeladen wurden. Der Grund dafür ist, dass manche E-Mail-Adressen ungültig, abgemeldet oder inaktiv sind, weil die Adressen in der Vergangenheit häufig nicht erreichbar waren. Diese werden automatisch vom Algorithmus aussortiert.

11.4 Adressen wieder abmelden

Es kann durchaus vorkommen, dass sich Gäste nicht im Newsletter direkt abmelden, sondern eine Mail direkt an Sie schicken mit dem Wunsch, keinen Newsletter mehr zu erhalten. So melden Sie Nutzer wieder ab:

a. Klicken Sie auf den Reiter “ADRESSDATEN”.

b. Auf der linken Seite gibt es eine Box mit Suchen & Filtern, im Textfeld Finde: geben Sie die betroffene E-Mail-Adresse ein.

c. Drücken Sie auf Start.

d. Nun wird das Profil / die Adresse angezeigt, auf die ihre Suche passt. Wählen Sie nun mit einem Doppelklick das gewünschte Profil aus, alternativ können Sie auch auf den blauen Stift klicken.

e. Nun öffnet sich das Kundenprofil mit allen Daten, die über diese Adresse gespeichert wurden.

f. Auf der rechten Seite öffnen Sie nun das Drop-down-Menü bei “Status” und wählen Abgemeldet aus. NIEMALS AUF GELÖSCHT STELLEN!

Denn sollten Sie eine Adresse bzw. ein Profil auf “gelöscht” stellen, wird diese Adresse beim nächsten Hochladen in Ihrer Adressdatei wieder auf aktiv gestellt, und diese Adresse erhält trotz Abmeldung weiterhin Ihren Newsletter. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie lieber einmal mehr unseren Support unter newsletter@vioma.de.

g. Scrollen Sie nach unten rechts und klicken Sie OK.