Mit dem Gutscheinsystem Voucher können Sie Hotelgutscheine online auf Ihrer Hotel-Website verkaufen und zentral in der Clearing Station verwalten.
Es stehen Ihnen folgende Gutscheinarten zur Verfügung:
- Wertgutschein
- Aufenthalts- und Arrangementgutschein
- Anwendungsgutschein
- Gutschein mit festem Wert
Eine Beispiel-Integration in unserem Demohotel mit allen 4 Gutscheinarten finden Sie hier:
https://hotel-blauelinde-2015.viomassl.com/de/cst/vsc.php?submitvouchers=Gutschein&view=vouchers
Nachfolgend sehen Sie die Auswahl der vorgefeertigten vioma Templates für Ihre Gutscheine.Diese werden auf Ihr CI farblich angepasst.
Gutscheine können vom Beschenkten online über das Buchungssystem vioma Booking oder von Ihnen über das Hotel Service Center in der Clearing Station eingelöst werden.
Im Hotel Service Center finden Sie eine Übersicht Ihrer offenen, bezahlten, eingelösten und stornierten Gutscheine:
https://cst-clearingstation5.viomassl.com/hotel_service_center_vouchers:view
Erstellung der verschiedenen Gutscheinarten
Je nach Wunsch und Verfügbarkeit können Sie sich in der Clearing Station verschiedene Gutscheinarten anlegen.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung eines Wertgutscheins
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine. | Anlegen eines Wertgutscheins Gutscheinwert und -template |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Gutschein anzulegen. | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Gutscheinnamen an. Er wird später so in der Gutscheinsystem angezeigt. | |
4
| Tragen Sie in den Zeilen "Teaser" und "Beschreibung" Anreißer und Beschreibungstext Ihres Gutscheins ein. Beide werden in der Detailansicht des Gutscheins in der Gutscheinsystem ausgegeben. Sollten Sie keinen Teaser und/oder Beschreibungstext hinterlegen wollen, setzen Sie in dem entsprechenden Feld einen Punkt. | |
5
| Geben Sie in der Zeile "Leistungsbeschreibung" den Text ein, der auf dem Gutschein als Beschreibunstext ausgegeben wird. | |
6
| In der Zeile "Standard Widmungstext" können Sie den Text angeben, der dem Käufer als Widmungstext vorgeschlagen wird. Der Widmungstext kann vom Käufer individuell verändert werden. | |
7
| Das Drop-Down der Zeile "Buchbarkeit" steuert die Buchbarkeit des Gutscheins. Behalten Sie die vorausgewählte Einstellung "buchbar" bei. | |
8
| Über das Feld "Anordnung" können Sie die Reihenfolge der Gutscheine in der Gutscheinsystem beeinflussen. | |
9
| Geben Sie in der Zeile "Bild" ein Bild Ihrer Wahl an. Das Bild wird in der E-Mail, die nach der Gutscheinbestellung versendet wird, ausgegeben. Wir empfehlen ein Vorschaubild des Gutscheins. | |
10
| Geben Sie in der Zeile "weitere Medien" die Bilder an, die dem Käufer in der Gutscheinsystem als Motiv zur Auswahl stehen sollen. | |
11
| In der Zeile "Anzeigen" können Sie definieren, in welchem Zeitraum Ihr Gutschein in der Gutscheinsystem ausgegeben wird. | |
12
| In der Gruppe "Publizierung und Indikator-Zuordnung" können Sie die Publizierung Ihrer Gutscheine auf Ihrer Hotel-Website steuern. Über die Auswahl von Indikatoren gruppieren Sie Ihre Gutscheine in Kategorien. | |
13
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. | |
14
| Es öffnen sich die Gruppen "Zimmerauswahl", "Programme" und "Preistabelle". | |
15
| Der Wert, den Sie in der Zeile "Gutscheinwert" der Gruppe "Preistabelle" angeben, wird für den Käufer in der Gutscheinsystem vorausgefüllt. | |
16
| Aktivieren Sie die Checkbox der Zeile "Wert änderbar?". | |
17
| Geben Sie in den Zeilen "Gutscheinwert (min)" und "Gutscheinwert max" einen Wertumfang an. Die mögliche Spanne wird dem Käufer in der Gutscheinsystem angezeigt. | |
18
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Gutscheintemplate" der Gruppe "Preistabelle" die passende Gutscheinvorlage für Ihren Gutschein aus. | |
19
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung eines Aufenhalts- oder Arrangementgutscheins
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine. | Anlegen eines Aufenthalts- oder Arrangementgutscheins Zimmerauswahl und Programme Gutscheintemplate und Zimmerpreise |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Gutschein anzulegen. | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Gutscheinnamen an. Er wird später so in der Gutscheinsystem angezeigt. | |
4
| Tragen Sie in den Zeilen "Teaser" und "Beschreibung" Anreißer und Beschreibungstext Ihres Gutscheins ein. Beide werden in der Detailansicht des Gutscheins in der Gutscheinsystem ausgegeben. Sollten Sie keinen Teaser und/oder Beschreibungstext hinterlegen wollen, setzen Sie in dem entsprechenden Feld einen Punkt. | |
5
| Geben Sie in der Zeile "Leistungsbeschreibung" den Text ein, der auf dem Gutschein als Beschreibungstext ausgegeben werden soll. | |
6
| In der Zeile "Standard Widmungstext" können Sie den Text angeben, der dem Käufer als Widmungstext vorgeschlagen wird. Der Widmungstext kann vom Käufer individuell in der Gutscheinsystem verändert werden. | |
7
| Das Drop-Down der Zeile "Buchbarkeit" steuert die Buchbarkeit des Gutscheins. Behalten Sie die vorausgewählte Einstellung "buchbar" bei. | |
8
| Über das Feld "Anordnung" können Sie die Reihenfolge der Gutscheine in der Gutscheinsystem beeinflussen. | |
9
| Geben Sie in der Zeile "Bild" ein Bild Ihrer Wahl an. Das Bild wird in der E-Mail, die nach der Gutscheinbestellung versendet wird, ausgegeben. Wir empfehlen ein Vorschaubild des Gutscheins. | |
10
| Geben Sie in der Zeile "weitere Medien" die Bilder an, die dem Käufer in der Gutscheinsystem als Motiv zur Auswahl stehen sollen. | |
11
| In der Zeile "Anzeigen" können Sie definieren, in welchem Zeitraum Ihr Gutschein in der Gutscheinsystem ausgegeben wird. | |
12
| Definieren Sie in der Zeile "Anzahl Übernachtungen" für wieviele Übernachtungen der Gutschein gelten soll. Die Anzahl der Übernachtungen muss für Aufenthalts- und Arrangementgutscheine immer definiert werden. | |
13
| In der Zeile "Feste Personenanzahl" können Sie eine Personenanzahl definieren, für die der Gutschein gelten soll. Geben Sie keine Personenanzahl an, kann der Käufer über ein Drop-Down in der Gutscheinsystem die Anzahl der Personen (zwischen 1 und 10) selbst wählen. | |
14
| In der Gruppe "Publizierung und Indikator-Zuordnung" können Sie die Publizierung Ihrer Gutscheine auf Ihrer Hotel-Website steuern. Über die Auswahl von Indikatoren gruppieren Sie Ihre Gutscheine in Kategorien. | |
15
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. | |
16
| Es öffnen sich die Gruppen "Zimmerauswahl", "Programme" und "Preistabelle". | |
17
| Wählen Sie in der Gruppe "Zimmerauswahl" die Zimmertypen aus, die in Ihrem Aufenthalts- oder Arrangementgutschein gewählt werden können. | |
18
| Wählen Sie in der Gruppe "Programme" die Zusatzleistungen aus, die in Ihrem Aufenthalts- oder Arrangementgutschein optional zum Zimmer gekauft werden können. Aktivieren Sie bei den gewählten Programmen die Checkbox "Auswahl". Prüfen Sie, dass die Buchbarkeit der hier gewählten Programme aktiviert ist. | |
19
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Gutscheintemplate" der Gruppe "Preistabelle" die passende Gutscheinvorlage für Ihren Gutschein aus. | |
20
| Über das Drop-Down der Zeile "Standard Zimmertyp" definieren Sie den Zimmertyp, der in der Gutscheinsystem vorausgewählt ist. | |
21
| Geben Sie in der Spalte "Gesamtpreis pro Person" die Kosten für den Gutschein je Zimmer an. Haben Sie in der Zeile "Feste Personenanzahl" keine Personenanzahl eingetragen, geben Sie hier den Preis pro Person an, z.B. € 150,-. Haben Sie in der Zeile "Feste Personenanzahl" eine feste Anzahl eingetragen, geben Sie hier den Gesamtpreis des Gutscheines an, z.B. € 150,- * 2 Personen = € 300,-. | |
22
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung eines Anwendungsgutscheins
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine. | Anlegen eines Anwendungsgutscheins Auswahl der Programme Gutscheinwert und -template |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Gutschein anzulegen. | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Gutscheinnamen an. Er wird später so in der Gutscheinsystem angezeigt. | |
4
| Tragen Sie in den Zeilen "Teaser" und "Beschreibung" Anreißer und Beschreibungstext Ihres Gutscheins ein. Beide werden in der Detailansicht des Gutscheins in der Gutscheinsystem ausgegeben. Sollten Sie keinen Teaser und/oder Beschreibungstext hinterlegen wollen, setzen Sie in dem entsprechenden Feld einen Punkt. | |
5
| Geben Sie in der Zeile "Leistungsbeschreibung" den Text ein, der auf dem Gutschein als Beschreibungstext ausgegeben werden soll. | |
6
| In der Zeile "Standard Widmungstext" können Sie den Text angeben, der dem Käufer als Widmungstext vorgeschlagen wird. Der Widmungstext kann in der Gutscheinsystem vom Käufer individuell verändert werden. | |
7
| Das Drop-Down der Zeile "Buchbarkeit" steuert die Buchbarkeit des Gutscheins. Behalten Sie die vorausgewählte Einstellung "buchbar" bei. | |
8
| Über das Feld "Anordnung" können Sie die Reihenfolge der Gutscheine in der Gutscheinsystem beeinflussen. | |
9
| Geben Sie in der Zeile "Bild" ein Bild Ihrer Wahl an. Das Bild wird in der E-Mail, die nach der Gutscheinbestellung versendet wird, ausgegeben. Wir empfehlen ein Vorschaubild des Gutscheins. | |
10
| Geben Sie in der Zeile "weitere Medien" die Bilder an, die dem Käufer in der Gutscheinsystem als Motiv zur Auswahl stehen sollen. | |
11
| In der Zeile "Anzeigen" können Sie definieren, in welchem Zeitraum Ihr Gutschein in der Gutscheinsystem ausgegeben wird. | |
12
| In der Gruppe "Publizierung und Indikator-Zuordnung" können Sie die Publizierung Ihrer Gutscheine auf Ihrer Hotel-Website steuern. Über die Auswahl von Indikatoren gruppieren Sie Ihre Gutscheine in Kategorien. | |
13
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. | |
14
| Es öffnen sich die Gruppen "Zimmerauswahl", "Programme" und "Preistabelle". | |
15
| Wählen Sie in der Gruppe "Programme" die Zusatzleistungen aus, die dem Käufer in Ihrem Anwendungsgutschein zur Auswahl stehen sollen. Aktivieren Sie bei den gewählten Programmen die Checkbox "Auswahl". Prüfen Sie, dass die Buchbarkeit der hier gewählten Programme aktiviert ist. | |
16
| Aktivieren Sie die Checkbox der Zeile "Wert änderbar?" in der Gruppe "Preistabelle". | |
17
| In den Zeilen "Programmwert (min)" und "Programmwert max" können Sie einen Wertumfang angeben. | |
18
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Gutscheintemplate" die passende Gutscheinvorlage für Ihren Gutschein aus. | |
19
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung eines Gutscheins mit festem Wert
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine. | Anlegen eines Gutscheins mit festem Wert Gutscheinwert und -template |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Gutschein anzulegen | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Gutscheinnamen an. Er wird später so in der Gutscheinsystem angezeigt. | |
4
| Tragen Sie in den Zeilen "Teaser" und "Beschreibung" Anreißer und Beschreibungstext Ihres Gutscheins ein. Beide werden in der Detailansicht des Gutscheins in der Gutscheinsystem ausgegeben.
Sollten Sie keinen Teaser und/oder Beschreibungstext hinterlegen wollen, setzen Sie in dem entsprechenden Feld einen Punkt. | |
5
| Geben Sie in der Zeile "Leistungsbeschreibung" den Text ein, der auf dem Gutschein als Beschreibungstext ausgegeben werden soll. | |
6
| In der Zeile "Standard Widmungstext" können Sie den Text angeben, der dem Käufer als Widmungstext vorgeschlagen wird.
Der Widmungstext kann vom Käufer individuell in der Gutscheinsystem verändert werden. | |
7
| Das Drop-Down der Zeile "Buchbarkeit" steuert die Buchbarkeit des Gutscheins. Behalten Sie die vorausgewählte Einstellung "buchbar" bei. | |
8
| Über das Feld "Anordnung" können Sie die Reihenfolge der Gutscheine in der Gutscheinsystem beeinflussen. | |
9
| Geben Sie in der Zeile "Bild" ein Bild Ihrer Wahl an. Das Bild wird in der E-Mail, die nach der Gutscheinbestellung versendet wird, ausgegeben.
Wir empfehlen ein Vorschaubild des Gutscheins. | |
10
| Geben Sie in der Zeile "weitere Medien" die Bilder an, die dem Käufer in der Gutscheinsystem als Motiv zur Auswahl stehen sollen. | |
11
| In der Zeile "Anzeigen" können Sie definieren, in welchem Zeitraum Ihr Gutschein in der Gutscheinsystem ausgegeben wird. | |
12
| In der Zeile "Feste Personenanzahl" können Sie eine Personenanzahl definieren, für die der Gutschein gelten soll. Geben Sie keine Personenanzahl an, sollten Sie im Beschreibungstext oder in der Leistungsbeschreibung definieren, für wie viele Personen der Gutscheinwert gültig ist. | |
13
| In der Gruppe "Publizierung und Indikator-Zuordnung" können Sie die Publizierung Ihrer Gutscheine auf Ihrer Hotel-Website steuern. Über die Auswahl von Indikatoren gruppieren Sie Ihre Gutscheine in Kategorien. | |
14
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. | |
15
| Es öffnen sich die Gruppen "Zimmerauswahl", "Programme" und "Preistabelle". | |
16
| Geben Sie in der Zeile "Gutscheinwert" der Gruppe "Preistabelle" den festen, nicht änderbaren Wert des Gutscheins an. | |
17
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Gutscheintemplate" die passende Gutscheinvorlage für Ihren Gutschein aus. | |
18
| Speichern Sie Ihre Einstellungen |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung von Gutscheinvarianten
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine. |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um einen neuen Gutschein anzulegen. |
3
| Folgen Sie je nach Art des Gutscheins einer der folgenden Anleitungen und legen Sie für jede gewünschte Variante einen eigenen Gutschein an: Wertgutschein, Anwendungsgutschein, Aufenthalts- und Arrangementgutschein oder Gutschein mit festem Wert. Die Variantion eines Gutscheins kann nur über einen Parameter erfolgen. Das ist z.B. die Anzahl der Personen, die Anzahl der Übernachtungen, der Zimmertyp etc. |
4
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Gutscheinnamen an und trennen Sie den sichtbaren Namen und die Variante mit dem Sonderzeichen " | ". Der Text vor dem Sonderzeichen muss bei allen Varianten identisch sein. Beispiel: Aufenthaltsgutschein für 2 Personen | 1 Übernachtung Der Gutschein wir dem Käufer in der Gutscheinsystem als "Aufenthaltsgutschein für 2 Personen" angezeigt. Die Varianten wählt er dann in der Detailansicht des Gutscheins. |
Gutscheineinstellungen
Die allgemeinen Gutscheineinstellungen, die gepflegten Versandarten und -kosten sowie die aktivierten Zahlungsarten gelten für alle Ihre angelegten Gutscheine gleichermaßen.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung der allgemeinen Einstellungen
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Gutscheine | |
2
| In der Zeile "Gutschein Nummernkreis" können Sie eine Gutscheinnummer angeben. Das System verwendet diese dann als Startpunkt für den fortlaufenden Nummernkreis. | |
3
| Über das Drop-Down der Zeile "PDF-Anhang in Mail" können Sie definieren, ob der Gutschein direkt nach der Bestellung oder erst nach Zahlungseingang vom System versendet wird | |
4
| Über die Zeile "Einstellungen für Italien" können Sie definieren, dass bei Auswahl des Landes "Italien" die Steuernummer des Verkäufers abgefragt wird. Die Abfrage der Steuernummer italienischer Käufer ist gesetzlich verpflichtend. Wir empfehlen deshalb die Deaktivierung der Abfrage nicht. | |
5
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung der Versandarten
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Dienstleistungen & Preise/Gutscheine/Versandarten. | Anlegen einer Versandart Versandkosten je Land |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um eine neue Versandart anzulegen. | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Name" den gewünschten Namen der Versandart an. Er wird später so in der Gutscheinstrecke angezeigt. | |
4
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Versandart" aus, ob der Versand "Postalisch" oder per "E-Mail" erfolgen soll. | |
5
| Tragen Sie in den Zeilen "Anreißer" und "Beschreibung" Anreißer und Beschreibungstext Ihres Gutscheins ein. Beide werden in der Detailansicht der Versandart in der Gutscheinstrecke ausgegeben. Sollten Sie keinen Teaser und/oder Beschreibungstext hinterlegen wollen, setzen Sie in dem entsprechenden Feld einen Punkt. | |
6
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. | |
7
| Es öffnet sich die Gruppe "Versandkosten je Land". | |
8
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Hinzufügen", um für den postalischen Versand je Land entsprechende Versandkosten anzulegen. | |
9
| Wählen Sie über das Drop-Down der Zeile "Land" das gewünschte Land aus. | |
10
| Geben Sie in der Zeile "Versandkosten" die entsprechenden Versandkosten an. Trennen Sie Dezimalzahlen mit einem Punkt, z.B. 3.50 für € 3,50,-. | |
11
| Speichern Sie Ihre Einstellungen. |
Schritt-für-Schritt-Einrichtung der Zahlungsdaten
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Betriebsdaten/Hoteldaten/Zahlungsdaten. |
|
2
| In der Gruppe "Zahlungsarten" können Sie über "Zahlungsarten Rate" die Zahlungsarten festlegen, die für Ihre Gutscheinbestellung gelten sollen. Die Zahlungsart können Sie über die entsprechende Check-Box aktivieren. Achten Sie bei der Zahlungsart "Vorkasse" darauf, dass die Bankinfos unter Betriebsverwaltung/Betriebsdaten/Beschreibungen/Hotelbeschreibungen gepflegt sind. | |
3
| Speichern Sie Ihre Einstellungen |
Gutscheinverwaltung und -einlösung im Hotel Service Center
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gutscheineinlösung
1
| Melden Sie sich in der Clearing Station an und navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Hotel Service Center/Gutschein Einlösungen | Gutscheincode validieren Gutscheincode einlösen Einlösung in der Detailansicht des Gutscheins |
2
| Klicken Sie rechts oben auf den Button "Gutschein einlösen", um einen Gutschein einzulösen. | |
3
| Geben Sie in der Zeile "Gutschein Code" den 8-stelligen Gutscheincode an. Es können nur Gutscheine eingelöst werden, die den Status "gezahlt" besitzen. | |
4
| Tragen Sie in der Zeile "Wert" den Gutscheinwert ein, der eingelöst werden soll. Es muss immer ein Einlösewert eingetragen werden. Das kann der gesamte Gutscheinwert oder nur ein Teil des Gutscheinwertes sein. | |
5
| Klicken links unten auf den Button "Code validieren", um Ihre Eingaben zu prüfen. Bei gültiger Eingabe öffnet sich ein neues Dialogfenster. | |
6
| In der Zeile "Text" können Sie einen Hinweistext zur Einlösung angeben. | |
7
| Klicken Sie links unten auf den Button "Gutschein einlösen", um den Gutscheinwert einzulösen. | |
8
| Um die Einlösung zu überprüfen, navigieren Sie zu Betriebsverwaltung/Hotel Service Center/Gutscheine und öffnen Sie den entsprechenden Gutschein. | |
9
| In der Gruppe "Einlösungen" finden Sie den Ursprungs sowie den Restwert des Gutscheins, sowie Ihre Einlösung mit "Datum" und "Kommentar". | |
10
| Über die Zeile "Wert in €" können Sie ebenfalls eine Einlösung vornehmen und in der Zeile "Kommentar" einen Hinweis zur Einlösung hinterlegen. | |
11
| Sollten Sie eine Einlösung vornehmen - speichern Sie Ihre Einstellungen. |